Velkommen til Lokal Historisk Arkiv i Augustenborg.

Arkivets formål og placering:

Arkivets formål er - på frivillig basis - at modtage lokale historiske donationer fra borgere, at registrere disse og gemme og bevare dem, så eftertiden eventuelt kan studere dem.
Arkivet er ikke et bibliotek til udlån. Det er et museum og arkiv, hvor arkivalierne kan studeres. Ved overdragelse af ting til arkivet gøres private oplysninger til offentlige oplysninger.
Arkivet dækker den nu nedlagte Augustenborg Kommune, dvs. Augustenborg, Ketting, Notmark og Asserballe.

Arkivet er placeret på Slotsalle 10 i Augustenborg.
Huset er oprindeligt bygget som aftægtsboliger for personale på slottet, men har senere også tjent som fattighus i byen.
Nu er huset totalt fredet og lokalarkivet har efterhånden bredt sig over de oprindelige 10 boliger på hver to værelser. De første to rum er bevaret som egns museum.

Arkiv placering samt værelse numre

I arkivets Årsskrift fra 2003 er der et tilbageblik på arkivets første 25 år. Heraf fremgår det at den første forening lokalhistoriske forening blev stiftet 1. oktober 1971. Den nuværende forening blev stiftet den 5. april 1978 og fik hjemme i den nuværende bygning i Slotsalle. I 1999 begyndte arbejdet med at overføre de gamle kartotekskort til edb. Registreringssystemet kom oprindeligt fra Landsarkivet i Aabenraa. Det inddeler arkivet i en række hovedgrupper og systemet benyttes stadig.

Lokalarkivet har gennem årene opbygget et hav af Arkiver:

• Indgangs Journaler i mapper
• Indgangs Journaler i filer
• Kartotek over arkivalier
• Person kartotek
• Access Database
• Lister i kasser
• Bibliotek
• Museum
• Sagligt
• Skoler
• Foreninger
• Topografisk
• Ejendomsarkivet
• Kort
• Kommune
• Personer
• Foto arkiv på web
• Kirkebøger på web
• Bromand med lister på web
• Avisudklip
• Lydoptagelser, film og dias

Desuden er flere store private samlinger er blevet overdraget til foreningen gennem årene.

Procedure ved arkivering:

Proceduren har i de mange år været den samme og vil vedblive med det, om end kartotekskortene nu vil blive registreret direkte med arkiveringsprogrammet.

Indgang Journal – det dokument der laves ved modtagelsen af effekter – påføres et nummer.

Journal nummer er defineret ved:

ÅÅÅÅ/NNN-lbr             (fx 2016/56)

• ÅÅÅÅ er året
• NNN er nummeret på årets indlevering. NNN nulstilles hvert år.
• lbr er løbenummeret, hvis der er flere indgangs journaler på samme indlevering

Hver indleverede akt er registreres på journalen sammen med oplysninger om givers navn samt eventuelle klausuler.

Selve arkivalierne mærkes som ofte blot ved journalnummeret, det er blevet indleveret på.
Kræves der en tydeligere præcision benyttes næsten samme format, men her bliver lbr. et udtryk for løbenummeret, hvor på akterne er positioneret på indgangsjournalen.
Ved navngivning af filer og dokumenter der uploades til arkivet benyttes formatet: fx "2016-56-4"

Proceduren ved overdragelse af arkivalier til lokalarkivet vil stadig basere sig på et skriftligt dokument,
hvor giver får en printet kopi. Først efterfølgende bliver det indtastet i arkivet.

Indgangs journal arkivet er et ringmappe arkiv, hvor journalerne findes i ud printet form. Det elektroniske arkiv vil indeholde pdf kopier heraf.

Akterne på listen gennemgås af de mest erfarende medarbejdere, der påtegner i hvilket Hovedarkiv akterne skal gemmes.

Akterne bliver nu overdraget til den medarbejder, der varetager den daglige drift af arkivet. Det kunne for eksempel være foreningsarkivet, hvor det nu skal afgøres hvilken forening det hører ind under og dermed også AKF-nummeret (Arkiverings Fond nummer – en lokal kode for arkivet gruppering), der identificerer mappen eller kassen det lagres i.

Så bliver akterne tilføjet med skrivemaskine på kartoteks kort.

De ændrede kort lægges frem til indtastning i Access databasen. Kun få har adgang til denne database. I det daglige er det stadig kartotekskortene der benyttes her i 2018. Som med enhver database bliver den ikke bedre end det man putter i den. Får man ikke lige opdateret et kartotekskort eller flyttes der rundt på akterne uden at det bliver noteret, begynder fejlene og manglerne at indfinde sig.
Dette gælder også for Access databasen der afspejler det meste af kartotekskortene.

Nu hvor arkivets database er løftet ind i ARKIVAR, kan alle se arkivet fra enhver pc.

Nu bliver fejlene og manglerne også tydligere for flere medarbejdere, ligesom arkivet bliver nemmere at overskue.

Nu gælder det så for os alle, at korrigere de fejl der springer os i øjnene.

Version 1.0 Okt 2018:

Programmeringen er begyndt efter en kæmpe manuel oprydning af Access databasen.
En ny arkitektur er formuleret baseret på Indgangs journaler, Arkiver og arkivalier.

De oprindelige 7-8 databaser er skrevet sammen til 1!
Alle arkiver er reduceret ned til en titel og en kommentar i en tabel. Alt udenoms data er skrevet ind i kommentarerne.
Alle arkivalier er skrevet sammen i en tabel.
En helt ny Journal tabel er skabt baglæns på basis af Journal nummer i akterne og nu linkes tabellerne med ID.

ARKIVAR er skrevet fra bunden baseret på denne struktur.

Version 2.0 Dec 2018:

Nu er de fleste bugs fundet og programmet er trimmet til brug.

I princippet burde al nyt materiale komme ind via en indgangs journal og dermed har alle aktstykker et journal nummer. Selv om der er flere akter får de i første omgang det samme journal nummer som deres identifikations nummer. Oprindeligt var der tiltænkt et part nummer på indgangs journalen, men det har ikke været brugt konsekvent i arkivet. Tilsyneladende kan man alligevel nemt finde akterne blot med journal nummeret.

I praksis overtages et "hullet" kartotekskort arkiv der tilsyneladende er nogentlunde holdt ajour på en Access database. Derfor er det nødvendigt at skabe den fornødne plads i redigerings billederne til at "huller" kan rettes op så enderesultatet ad åre kommer til at ligne en komplet database. Vi lapper så at sige undervejs, men det betyder at: Vi er igang, vi er på nettet, der kan søges i hele databasen. Vi regner med at starte op i det nye år: 2019.

Version 2.1 Januar 2019:

Rettet fejl ved nye Journaler. Udviddet list med initialer af den der har registreret.

Rettet lidt i søgning. Tilført at søge i akter uden Journal numre, for at kunne rette op på data.

Omprogrammeret mange hyber link til knapper.

Version 2.12 Februar 2019:

Fjernet Registrerings dato for Journaler. Fjernet Hovedarkiv tabel og bruger ArkivTypeList.

Tilført at Tomme arkiver kan ses.

Version 2.3 Oktober 2019:

Liste af Indgangs journaler starter default på året vi er i.

Rettet to fejl i Arkivar omkring uploadede dokumenter.

Fjernet "Liste over" fra hovedmenuerne.

Forberedelse til Fotoarkiv.

Billede ikoner til uploadede dokumenter.

Version 2.4 December 2019:

Farver på kort typer

Print preview uden farver

Fjernet vindue til lister. Husker siden i listen.

PdfViewer til indskannede billeder og dokumenter.

Version 2.5 Februar 2020:

Små rettelser.

Ændret dokument struktur til at inkludere billeder i fremtiden.

Fastlagt FotoGroupList.

Version 2.6 Marts 2020:

Indlæst Foto arkiv T og P

Version 2.7 April 2020:

Indlæst Foto arkiv S

Session fejl fundet og rettet.